V podnikání často nastane situace, kdy dostanete nový úkol nebo projekt s pevným termínem. Zní to jednoduše, dokud si neuvědomíte, že váš kalendář už přetéká povinnostmi, schůzkami a jinými projekty. Jak tedy efektivně řídit čas, abyste úkol dokončili včas, a zároveň neohrozili běžný chod byznysu? Níže najdete praktický návod, jak na to. Jak zvládnout náročný úkol v omezeném čase?
Zmapujte si reálné časové možnosti
Na co se zaměřit především? Na realitu. Prvním krokem je získání reálného přehledu o svém čase. Otevřete si kalendář (ideálně elektronický – Google Kalendář, Outlook apod.) a zapište si všechny pevné časové bloky: schůzky, povinnosti, rodinné aktivity, nutné přesuny. Všechno ostatní je „potenciálně využitelný čas“.
Není ho moc? Nevadí – klíčem je efektivita, nikoli kvantita.
Rozdělte úkol do konkrétních kroků
Rozsáhlý projekt je třeba rozsekat na menší dílčí části. Místo “vytvořit prezentaci pro investory” si napište konkrétní úkoly jako:
- nastudovat podklady a finanční výkazy,
- napsat osnovu prezentace,
- připravit vizuály,
- ověřit data,
- odevzdat ke korektuře.
Každý z těchto kroků pak může být samostatný úkol v kalendáři. Tím se zvýší pravděpodobnost, že s projektem skutečně pohnete.
Naplánujte si práci do kalendáře
Použijte například metodu time blockingu – naplánujte si každý dílčí úkol jako konkrétní časový blok. Např. „Středa 9:00–10:30 – rešerše podkladů pro prezentaci“. Neplánujte si práci jako „někdy během týdne“ – volný čas se jinak většinou rozplyne bez využití.
Jak zvládnout náročný úkol – co je důležité
- Bloky by měly odpovídat vaší energii (náročné úkoly dělejte dopoledne, další odpoledne).
- Počítejte s rezervou – nečekané situace vždy přijdou.
- Ideální délka bloku 60–90 minut, poté je vhodná pauza.
Využijte krátké metody pro soustředění
Když je času málo, potřebujete maximální soustředění. Pomoci může např.:
- Pomodoro technika – 25 minut práce, 5 minut pauza (opakovat 4×, pak delší pauza).
- Eisenhowerova matice – rozdělte úkoly podle důležitosti a naléhavosti (zaměřte se na důležité, ale ne nutně urgentní).
- Pravidlo 80/20 (Paretovo pravidlo) – identifikujte 20 % činností, které přinesou 80 % výsledku.
Vyhodnocujte a upravujte plán
Každý večer (nebo ráno) si rychle zhodnoťte, co se podařilo a co ne. Pokud některý úkol nevyšel, hledejte příčinu – byl špatně odhadnut čas? Vyrušení? Nedostatek energie? A příště upravte strategii. Time management je živý proces, ne pevná struktura.
Nemusíte mít 8 hodin denně navíc, abyste zvládli nový projekt. Stačí vám disciplína, rozdělení úkolu a promyšlené plánování v kalendáři. Každý podnikatel zná pocit zahlcení – ale právě tehdy pomáhá, když si svůj čas vezmete zpět pod kontrolu. Nečekejte na „až bude víc času“. Plánujte teď – i půl hodina denně může znamenat rozdíl mezi hotovým a nedokončeným projektem.
TÉMA: Uspořádejte si efektivně čas i práci – time management
foto / archiv LNR
