Faktury pět let, smlouvy deset a mzdové listy třicet? Tak jednoduché to není. Jediný dokument může současně sloužit jako účetní doklad, daňový doklad i důkaz pro případ reklamace nebo soudního sporu. A v takové situaci nestačí řídit se nejkratší lhůtou.
Nejbezpečnější pravidlo zní: pokud se na dokument vztahuje několik různých lhůt, řiďte se tou nejdelší.
Jak dlouho uchovávat faktury, smlouvy a účetní doklady?
Typickým příkladem je faktura. Jako běžný účetní doklad se zpravidla uchovává pět let. Je-li však zároveň daňovým dokladem pro účely DPH, nastupuje desetiletá lhůta. A pokud dokládá nezaplacenou pohledávku nebo běžící reklamaci, může být nutné ji držet ještě déle. (Zákony pro lidi)
Rychlý tahák: co schovat a na jak dlouho
| Dokument | Jak dlouho | Od kdy se lhůta počítá | Proč ho schovat |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let | od konce účetního období, kterého se týkají | Zákonná povinnost podle zákona o účetnictví. |
| Účetní doklady – např. přijaté a vydané faktury, pokladní doklady; dále účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a přehledy | 5 let | od konce účetního období, kterého se týkají | Zákon o účetnictví stanoví základní pětiletou dobu. Pozor na výjimky níže. |
| Daňové doklady pro DPH | 10 let | od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo | Povinnost podle zákona o DPH. Proto u plátce DPH bývá deset let důležitější než účetních pět. |
| Daňová evidence OSVČ | Dokud neuplyne lhůta pro stanovení daně | základní lhůta je zpravidla 3 roky od lhůty pro podání daňového přiznání; může se ale prodloužit nebo začít běžet znovu | Zákon o daních z příjmů výslovně ukládá uchovat daňovou evidenci za období, u nichž ještě lze daň stanovit. Běžná tříletá lhůta může za určitých okolností dosáhnout až 10 let, existují i zákonné výjimky. |
| Daňová přiznání a podklady potřebné k prokázání daně | Minimálně po dobu, kdy může být příslušná daň stanovena | zpravidla podle běhu lhůty pro stanovení daně | Při kontrole nestačí mít přiznání – podnikatel musí být schopen doložit, z čeho uvedené údaje vycházejí. Účetní záznamy používané pro daňové účely se proto mohou uchovávat déle než základních pět let. |
| Smlouvy, dodatky, objednávky, předávací protokoly | Není jedna univerzální zákonná lhůta. Uchovávat minimálně po dobu trvání práv a povinností a následně po dobu, kdy mohou být uplatňovány nároky | podle konkrétního práva – často od okamžiku, kdy mohlo být poprvé uplatněno | Obecná promlčecí lhůta je 3 roky; majetkové právo se zpravidla promlčí nejpozději za 10 let od jeho dospělosti. Existuje však řada výjimek. |
| Doklady k záruce a reklamacím | Minimálně po dobu trvání příslušné záruky/práv z vad a až do skončení reklamace; případně déle kvůli sporu | podle začátku záruční doby, vzniku práv z vad nebo zahájení reklamace | Zákon o účetnictví výslovně říká, že je-li záruční lhůta nebo reklamační řízení delší než běžná účetní archivační doba, doklady se uchovávají po tuto delší dobu. |
| Doklady k nezaplacené pohledávce nebo nesplněnému závazku | I déle než běžných 5 let – až do konce prvního účetního období následujícího po období, kdy byla pohledávka zaplacena nebo závazek splněn | podle okamžiku úhrady či splnění | Zvláštní výjimka přímo ze zákona o účetnictví. Starou neuhrazenou fakturu proto nelze automaticky skartovat jen proto, že je starší pěti let. |
| Mzdové listy a účetní záznamy obsahující údaje potřebné pro důchodové pojištění | 45 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají | od konce příslušného kalendářního roku | Slouží mimo jiné k prokazování dob a příjmů pro důchodové pojištění. U mzdových listů poživatele starobního důchodu je lhůta 10 let. |
| Záznamy zaměstnavatele pro nemocenské pojištění | 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají | od konce příslušného roku | Zahrnují zákonem vymezenou evidenci zaměstnanců; zákon mezi ně výslovně řadí také doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a evidenci docházky. Pokud však jiný předpis vyžaduje delší dobu, použije se delší. |
| Životopisy, kopie diplomů, výpisy, interní personální podklady apod. | Bez univerzální lhůty – jen po dobu, po kterou je pro jejich uchování legitimní účel | podle účelu, pro který byly získány | GDPR neříká „osobní spis 10 let“. Údaje se nemají držet preventivně navždy. Po odpadnutí účelu mají být vymazány, pokud pro další uchování není právní povinnost nebo jiný oprávněný důvod. |
| Dokumentace k dotaci nebo projektu | Podle konkrétního dotačního programu a smlouvy | zpravidla od ukončení projektu, platby nebo jiného okamžiku uvedeného v podmínkách | Podmínky dotace mohou požadovat výrazně delší úschovu než účetní předpisy. Vždy je proto nutné zkontrolovat konkrétní rozhodnutí či smlouvu. |
Pozor – mzdové listy už nejsou „30 let“
Právě personální agenda je dobrým příkladem, proč se nevyplatí kopírovat starší články z internetu. Lhůta pro mzdové listy byla od 1. ledna 2023 prodloužena z 30 na 45 kalendářních let. Současný zákon tuto 45letou dobu stále stanoví. U poživatelů starobního důchodu zůstává desetiletá lhůta.
V roce 2026 navíc prošla agenda zaměstnavatelů dalšími změnami v souvislosti s Jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele (JMHZ). Proto je u starších evidenčních listů a specifické mzdové dokumentace dobré hlídat, ke kterému roku se dokument vztahuje; přechodná pravidla například zachovávají povinnosti týkající se evidenčních listů za období před rokem 2026.
Faktura – pět, nebo deset let?
Tohle je asi nejčastější zdroj zmatku.
Řekne-li se „faktury se archivují pět let“, je to pouze část pravdy. Pětiletá lhůta platí podle zákona o účetnictví pro účetní doklady. Pokud je ale faktura zároveň daňovým dokladem podle zákona o DPH, musí ji osoba, na kterou se povinnost vztahuje, uchovávat 10 let od konce příslušného zdaňovacího období.
A tím to nemusí končit. Představme si fakturu za zařízení, u kterého dodavatel poskytl mimořádně dlouhou záruku, nebo fakturu, která ani po pěti letech nebyla zaplacena. Zákon o účetnictví na podobné situace myslí: dokument se nesmí zlikvidovat jen proto, že uplynula standardní účetní doba.
Jeden dokument tedy může mít několik „životů“ – a pro skartaci je rozhodující ten nejdelší.
A co smlouvy? „Deset let“ není obecné pravidlo
U smluv se na internetu často objevuje jednoduchá rada „archivujte deset let“. Taková obecná zákonná archivační lhůta pro všechny smlouvy ale neexistuje.
Klíčové je, jaká práva mohou ze smlouvy ještě vzniknout nebo být uplatněna. Občanský zákoník stanoví obecnou tříletou promlčecí lhůtu, ale počátek jejího běhu se váže na možnost konkrétní právo uplatnit – nikoli automaticky na datum podpisu smlouvy. Zároveň existují objektivní a zvláštní promlčecí lhůty, včetně desetiletých či delších.
Smlouvu uzavřenou v roce 2020 tedy nelze bez dalšího vyhodit v roce 2023 jen proto, že uběhly tři roky od podpisu. Pokud podle ní například stále běží plnění, záruka, splátky nebo možné nároky, je její důkazní význam stále aktuální.
A je-li smlouva zároveň podkladem pro účetnictví, daň, dlouhodobý majetek nebo dotaci, přidávají se další lhůty.
Personální spis není jeden dokument
Také věta „osobní spisy zaměstnanců se archivují X let“ je zavádějící. Osobní spis je ve skutečnosti směs dokumentů, na které se mohou vztahovat úplně rozdílná pravidla.
Mzdový list může být nutné držet 45 let. Některé záznamy pro nemocenské pojištění deset let. Naproti tomu starý životopis, motivační dopis nebo kopie dokumentu, kterou firma už nepotřebuje a pro jejíž uchování nemá právní důvod, nelze skladovat neomezeně jen proto, že „je to v osobním spisu“.
Úřad pro ochranu osobních údajů připomíná zásadu omezení uložení: osobní údaje se mají uchovávat pouze po dobu odpovídající účelu a po jeho naplnění zlikvidovat, pokud další uchování nevyžaduje zákon nebo jiný legitimní důvod.
GDPR tedy není důvodem k předčasnému ničení dokumentů, které firma ze zákona držet musí. Zároveň ale není správné archivovat všechny personální údaje „pro jistotu navždy“.
Lze papír naskenovat a originál vyhodit?
U účetnictví a daňových dokladů je elektronická archivace běžně možná. Nestačí však mít někde neurčitě uložený obrázek faktury. Po požadovanou dobu musí být dokument použitelný, čitelný a musí být možné doložit jeho věrohodnost a neporušenost. Zákon o DPH výslovně počítá s uchováváním daňových dokladů v elektronické podobě.
U smluv a jiných právně významných originálů je vhodná větší opatrnost. To, že lze dokument digitalizovat pro běžnou práci, ještě automaticky neznamená, že je rozumné zničit podepsaný originál. U dokumentů, které mohou jednou sloužit jako důkaz, je třeba posoudit i jejich důkazní hodnotu.
Tři pravidla, která ušetří nejvíc problémů
Nejdůležitější není znát nazpaměť každou lhůtu. Vyplatí se zavést jednoduchý systém:
- Dokument nezařazujte jen podle názvu. Faktura může být zároveň účetním dokladem, dokladem k DPH, dokladem o pořizovací ceně majetku i důkazem k reklamaci.
- Když se lhůty překrývají, použijte nejdelší relevantní dobu. Zákon o účetnictví sám počítá s tím, že účetní záznamy mohou být kvůli daním, sporům, sociálnímu zabezpečení, záruce nebo neuhrazeným pohledávkám potřeba déle než standardních pět či deset let.
- Neskartujte „podle roku“ bez kontroly otevřených případů. Před likvidací staršího ročníku je dobré prověřit nezaplacené pohledávky, soudní řízení, probíhající daňové kontroly, reklamace, záruky, dlouhodobý majetek a dotace.
A stručně?
Pro běžného podnikatele se vyplatí pamatovat si čtyři čísla: 5 – 10 – 10 – 45. Pět let je základ pro většinu účetních dokladů, deset let pro účetní závěrky a daňové doklady k DPH, deset let se objevuje také u části zaměstnanecké evidence – a 45 let dnes platí pro mzdové listy a vybrané záznamy potřebné pro důchodové pojištění.
Jenže právě u archivace platí, že číslo samo nestačí. Rozhoduje účel dokumentu, počátek běhu lhůty a to, zda se na něj současně nevztahuje jiné, delší pravidlo.
Text vychází z právní úpravy účinné k 9. září 2026, zejména ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, daňového řádu, zákona č. 582/1991 Sb., zákona č. 187/2006 Sb. a občanského zákoníku. U specifických oborů – například dotací, zdravotnictví, finančních služeb, AML, stavebnictví nebo práce s některými nebezpečnými látkami – mohou platit další zvláštní lhůty.
foto / archiv LNR (AI)
