Uzavřít smlouvu s novým obchodním partnerem je běžná součást podnikání. Ať už jde o dodavatele, odběratele, subdodavatele, nájemce, investora nebo klienta, vždy se vyplatí udělat si alespoň základní kontrolu. Nejde o nedůvěru, ale o běžnou prevenci. Mnoha problémům se dá předejít ještě před podpisem smlouvy. Stačí si ověřit, zda firma skutečně existuje, kdo za ni může jednat, zda není v insolvenci, zda není nespolehlivým plátcem DPH a zda údaje ve smlouvě odpovídají veřejným rejstříkům.
Proč obchodního partnera prověřovat
Podnikatelé často řeší partnera až ve chvíli, kdy nastane problém. Například když nezaplatí fakturu, nedodá sjednané zboží, odmítne reklamaci nebo se ukáže, že smlouvu podepsala osoba, která k tomu nebyla oprávněna.
Základní ověření přitom zabere jen několik minut a může odhalit důležité varovné signály. Typicky například:
- společnost je v insolvenci,
- firma nemá zveřejněné účetní závěrky,
- osoba podepisující smlouvu není jednatelem,
- údaje ve smlouvě neodpovídají obchodnímu rejstříku,
- dodavatel je nespolehlivým plátcem DPH,
- uvedený bankovní účet není zveřejněn u správce daně.
Ověřte základní údaje v ARES
Prvním krokem by mělo být ověření subjektu v systému ARES. Administrativní registr ekonomických subjektů umožňuje vyhledávání nad ekonomickými subjekty registrovanými v České republice.
Zkontrolujte zejména:
- obchodní firmu nebo jméno podnikatele,
- IČO,
- sídlo,
- právní formu,
- zda je subjekt aktivní,
- vazby na další registry.
ARES je vhodný jako rychlý rozcestník. Pomůže vám ověřit, zda subjekt existuje a jaké základní údaje o něm eviduje veřejná správa. U právnických osob je ale vhodné pokračovat také do obchodního rejstříku.
Zkontrolujte obchodní rejstřík
Pokud jednáte se společností, například s.r.o. nebo a.s., ověřte ji v obchodním rejstříku na Portálu justice. Ministerstvo spravedlnosti zde zpřístupňuje veřejný rejstřík, insolvenční rejstřík a další rejstříkové služby.
V obchodním rejstříku si pohlídejte hlavně:
- přesný název společnosti,
- sídlo,
- IČO,
- kdo je jednatelem nebo členem statutárního orgánu,
- způsob jednání za společnost,
- zda není společnost v likvidaci,
- zda nejsou u firmy zapsány jiné podstatné skutečnosti.
Velmi důležitý je způsob jednání. U některých společností může jednat každý jednatel samostatně, u jiných musí jednat dva jednatelé společně. Pokud smlouvu podepíše jen jedna osoba, ale podle obchodního rejstříku mají jednat dva jednatelé společně, může vzniknout problém.
Podívejte se do sbírky listin
U společností zapsaných v obchodním rejstříku se vyplatí zkontrolovat také sbírku listin. Najdete zde například účetní závěrky, zakladatelské dokumenty nebo rozhodnutí valné hromady.
Prakticky se zaměřte hlavně na to, zda společnost pravidelně zveřejňuje účetní závěrky. Pokud firma dlouhodobě neplní povinnost zakládat účetní závěrky do sbírky listin, nemusí to automaticky znamenat problém, ale je to varovný signál. Minimálně byste měli být obezřetnější, zejména pokud se má jednat o větší zakázku, zálohu nebo dlouhodobou spolupráci.
Prověřte insolvenční rejstřík
Dalším důležitým krokem je kontrola insolvenčního rejstříku. Insolvenční rejstřík je dostupný přes systém Ministerstva spravedlnosti.
Zkontrolujte, zda proti obchodnímu partnerovi není vedeno insolvenční řízení. Pokud ano, je potřeba výrazná opatrnost. U takového partnera může být problém s placením, s dodáním služby nebo se samotnou vymahatelností pohledávky.
Vyhledávejte podle:
- IČO,
- názvu společnosti,
- jména a příjmení podnikatele.
Pozor také na podobné názvy firem. Vždy kontrolujte IČO, ne pouze obchodní název.
Ověřte plátcovství DPH a nespolehlivého plátce
Pokud je obchodní partner plátcem DPH, ověřte ho v registru plátců DPH. Finanční správa uvádí, že registr umožňuje zjišťovat údaje o spolehlivosti plátců DPH a o jejich bankovních účtech. Služba zahrnuje také zjišťování nespolehlivých plátců.
Zajímat by vás mělo zejména:
- zda je partner plátcem DPH,
- zda není označen jako nespolehlivý plátce,
- zda bankovní účet uvedený na faktuře odpovídá zveřejněnému účtu.
To je důležité hlavně u plateb s DPH. Pokud platíte na nezveřejněný účet nebo obchodujete s nespolehlivým plátcem, může vám vzniknout daňové riziko.
Ověřte osobu, která smlouvu podepisuje
Nestačí ověřit jen firmu. Důležité je také ověřit, kdo za ni smlouvu podepisuje.
Může jít například o:
- jednatele,
- člena představenstva,
- prokuristu,
- zaměstnance na základě pověření,
- zmocněnce na základě plné moci.
Pokud smlouvu nepodepisuje statutární orgán zapsaný v obchodním rejstříku, chtějte doložit oprávnění k podpisu. Typicky plnou moc, pověření nebo jiný interní dokument.
U větších obchodů je vhodné přiložit plnou moc přímo ke smlouvě jako přílohu.
Zkontrolujte bankovní účet
Před platbou si vždy ověřte, zda číslo účtu odpovídá tomu, co bylo sjednáno ve smlouvě nebo uvedeno ve veřejném registru.
Zpozorněte zejména tehdy, pokud:
- vám partner pošle jiné číslo účtu těsně před platbou,
- účet je vedený v zahraničí bez rozumného vysvětlení,
- účet neodpovídá účtu zveřejněnému u plátce DPH,
- e-mail s číslem účtu působí podezřele.
U větších plateb se vyplatí ověřit změnu účtu telefonicky, ideálně na kontaktu, který znáte z předchozí komunikace, nikoli z podezřelého e-mailu.
Hledejte reference a veřejné informace
Vedle veřejných rejstříků má smysl udělat i běžnou kontrolu na internetu. Podívejte se na web obchodního partnera, reference, recenze, sociální sítě a případné zkušenosti jiných zákazníků.
Samotná negativní recenze nemusí znamenat, že s partnerem nemáte spolupracovat. Pokud se ale opakují podobné problémy, například neplacení, nedodržování termínů nebo špatná komunikace, je lepší být opatrný.
U větších zakázek chtějte zálohy, milníky nebo zajištění
Ověření partnera je jen jedna část prevence. Druhou částí je správně nastavená smlouva.
U významnějších zakázek zvažte například:
- zálohu před zahájením prací,
- platby po etapách,
- zádržné,
- smluvní pokutu,
- jasné předávací protokoly,
- kratší splatnost faktur,
- výhradu vlastnického práva,
- bankovní záruku nebo ručení.
Čím větší obchodní riziko, tím přesnější by měla být smlouva.
Pozor na příliš výhodné nabídky
Varovným signálem může být i nabídka, která je výrazně výhodnější než obvyklá cena na trhu. Může jít o legitimní obchodní strategii, ale také o riziko, že partner nebude schopen plnit.
Zpozorněte, pokud partner:
- tlačí na rychlý podpis,
- nechce poskytnout základní údaje,
- odmítá písemnou smlouvu,
- požaduje vysokou zálohu bez zajištění,
- komunikuje pouze neformálně,
- mění údaje v průběhu jednání,
- nechce doložit oprávnění k podpisu.
Ověření obchodního partnera před podpisem smlouvy není zbytečná formalita. Jde o jednoduchý způsob, jak snížit riziko nezaplacených faktur, neplatných podpisů, daňových problémů nebo spolupráce s nespolehlivým subjektem.
Základní kontrola zabere jen několik minut. U menších obchodů může stačit ověření v ARES, obchodním rejstříku, insolvenčním rejstříku a registru DPH. U větších zakázek se vyplatí přidat i kontrolu účetních závěrek, referencí, oprávnění k podpisu a nastavit smlouvu tak, aby chránila obě strany.
foto / archiv LNR (AI)
