V každodenním životě i při jednání s úřady se často setkáváme s požadavkem, abychom doložili určité dokumenty. V některých situacích ale není praktické, bezpečné ani vhodné odevzdávat originály listin. Typickým příkladem jsou osobní dokumenty, diplomy, rodné listy nebo důležité smlouvy. Proto existuje možnost nechat si vyhotovit jejich ověřenou kopii, odborně nazývanou vidimace.
Co je vidimace
Vidimace je právní pojem, který označuje úřední ověření toho, že určitá kopie listiny se zcela shoduje s jejím originálem. Úřad nebo jiná pověřená instituce tak potvrzuje, že text, razítka, podpisy či další údaje na kopii jsou věrným obrazem skutečného dokumentu. Důležité je zdůraznit, že vidimace se týká pouze vzhledu a obsahu listiny – úřad nezkoumá, zda jsou údaje v dokumentu pravdivé, aktuální nebo právně závazné. Ověřuje se pouze shoda kopie s originálem.
Výsledkem vidimace je ověřená kopie listiny. Ta má právní váhu a lze ji použít tam, kde je vyžadováno doložení dokumentu, aniž by bylo nutné riskovat ztrátu nebo poškození originálu.
Kdo provádí vidimaci
Vidimaci mohou provádět různé subjekty, které k tomu mají zákonné oprávnění. Nejčastěji jde o:
- matriční úřady,
- Czech POINT (na poště, obecním úřadě, v kanceláři notáře nebo vybraných knihovnách),
- notáře,
- případně i zastupitelské úřady České republiky v zahraničí.
Tato místa jsou vybavena speciálním razítkem a formulářem, který se připojí k ověřené kopii a potvrzuje její shodu s originálem.
Jak proces vidimace probíhá
Samotný postup je poměrně jednoduchý:
- Klient předloží originál listiny a její kopii. Nebo pouze originál, ze kterého si úředník udělá kopii sám.
- Úředník porovná obsah kopie s originálem.
- Pokud je vše v pořádku, připojí se k listině doložka o ověření a úřední razítko.
- Klient dostane zpět jak originál, tak ověřenou kopii.
Pokud by se kopie v čemkoliv lišila (například by část textu chyběla, byla by nečitelná nebo pozměněná), úřad vidimaci odmítne provést.
Kdy se vidimace využívá
Vidimace je užitečná v celé řadě životních situací. Nejčastěji se vyžaduje při:
- zápisech do škol a univerzit, kdy se dokládají vysvědčení nebo diplomy,
- pracovních pohovorech, pokud zaměstnavatel žádá ověřenou kopii kvalifikačních dokladů,
- podáních na úřady, kde je nutné doložit osobní listiny (rodný list, oddací list),
- vyřizování různých správních nebo soudních řízení,
- žádostech o dávky nebo příspěvky.
Díky vidimaci si tak člověk může ponechat originál bezpečně doma, a přitom úředně doložit požadované informace.
Rozdíl mezi vidimací a legalizací
S pojmem vidimace se často zaměňuje legalizace. Je dobré vědět, že jde o dva odlišné procesy. Zatímco vidimace potvrzuje shodu kopie s originálem, legalizace znamená ověření pravosti podpisu. Úředník při legalizaci sleduje, že osoba podpis opravdu provedla, nebo že podpis na listině uznává za vlastní. Obě služby se často provádějí na stejných místech, ale mají odlišný význam a použití.
TÉMA: Ověření podpisu – legalizace
Výhody a omezení
Hlavní výhodou vidimace je bezpečnost a praktičnost – originální dokumenty není nutné dávat z ruky a přitom lze plnohodnotně doložit jejich obsah. Ověřené kopie jsou běžně uznávány českými úřady i zaměstnavateli. Je však třeba počítat s tím, že vidimace nepotvrzuje pravdivost údajů, a také s tím, že některé instituce mohou požadovat originál, například u zvlášť důležitých listin nebo při mezinárodním styku.
Vidimace je praktický nástroj, který usnadňuje komunikaci s úřady a institucemi. Umožňuje bezpečně využívat kopie dokumentů tam, kde by použití originálu bylo nepraktické či riskantní. Zároveň chrání jednotlivce před ztrátou nebo poškozením cenných listin. Přestože se jedná o zdánlivě drobnou administrativní službu, v praxi je její význam velký – každý, kdo někdy musel dokládat své vzdělání, rodinný stav či jiný právní dokument, se s vidimací pravděpodobně setkal nebo ji ještě využije.
foto / archiv LNR
