Když se nahrne moc práce, jak začít?

Taky se vám čas od času (možná častěji) stane, že se vám nahrne moc práce, tolik úkolů, hoří termíny, pořád někdo volá, že vlastně nevíte, jak s tím pohnout? Že víte, že právě dnes musíte co nejvíce stihnout, ale neumíte se chytnout a něčím skutečně začít? Mně se to tedy stává. Co s tím?

Lepší je práci zpracovávat průběžně

Práci a úkoly se snažím zpracovávat tak, jak přicházejí. Ale to dost často nejde. Některé věci jsou navázané na jiné. Některé prostě musí trochu vykrystalizovat (považuji to za lepší slovní obrat, než můj jinak oblíbený výraz „vyhnít“) – na tom bych neviděla nic špatného, některé věci se prostě horkou jehlou šít nemají. Často se mi malé odložení úkolu vyplatilo.

Když už to hoří / moc práce

No ale pak je tu ta situace, kdy se podíváte do kalendáře a zjistíte, že na vás vyskakují červená políčka s nevyřízenými úkoly. A že už je potřeba s tím něco dělat. Sednete ke stolu a najednou, jak začít? Nejhorší jsou roztěkané myšlenky, které přebíhají z místa na místo. Já s tímto bojuji pořád. Asi neumím pořádně organizovat a systematicky věci řadit. Ale nakonec si s tím vždycky poradím.

  • Nevyřízené věci si označím jako nepřečtené (nutí mě to se k nim stále vracet),
  • nebo si je zasložkuji do věcí potřebných k vyřízení,
  • hlavně žádný úkol nevynechat, to se pak klientům těžko vysvětluje.

Když dělám na nějaké zakázce, snažím se jí věnovat určitý čas v kuse. Propojit si jednotlivé případ (když se týkají tématu), připomenout, projít si a někam posunout každý případ v ní. Když mám těchto zakázek víc, vždy se snažím věnovat jen jedné v aktuální čas. Hlavně proto, že ty mé mají mezi sebou hodně podobných znaků a mohly by se mi mezi sebou nepříjemně promíchat.

Chaos má u mne své místo

Přesto se mi stává, že dělám najednou na více věcech. To se musím občas i smát. Napíšu odpověď na e-mail k jednomu případu, zavolám si s klientem k druhému případu. Mezitím na stole kompletuji poštu, fakturuji, nabízím, naceňuji, edituji. Na ploše rozepsaná smlouva i článek. No zábavné. Ale nějakým způsobem mi to asi vyhovuje. Znám základní pravidla, jak si udělat práci systematičtější, ale úplně to tak nedávám.

Ta pravidla?

  • uspořádat si pracovní prostředí
  • vypít kávu nebo cokoli, co pomáhá / co nakopne, však víte
  • projít papírovou a digitální poštu, její roztřídění, vyřízení
  • provést základní odpovědi na nejvíc potřebné e-maily (případně i zavolat, kam je nutné)
  • rozvrhnout si hlavní úkoly dne (a co nejvíce se jich držet)
  • plnění úkolů
  • také pečlivé zaznamenávání schůzek, plánů práce na další dny (ideálně do kalendáře, ať si vyčleníte a zablokujete potřebný čas)

Každý si prostě musí najít svou cestu. Já se občas i ráda na práci na chvilku vykašlu a dělám něco jiného. Třeba uklízím, nebo cokoli jiného. Dnes se tomu říká prokrastinace. Jak to má takové jméno, tak je to vlastně skoro dovolené, že ano. Ale vážně jenom občas.

Nejvíc je stejně mít práci hotovou, nad ten pocit není.

Sdílet