Každý podnikatel to samozřejmě zná. Ale proč si to nepřipomenout. Faktura jako základní účetní doklad. Jaké jsou její formy, jaké jsou její náležitosti? Kdy a jaký typ faktury vystavit? Děláte opravdu všechno správně? Typy faktur a kdy kterou použít.
Faktura jako účetní doklad
Faktura je nejrozšířenějším a nejvyužívanějším účetním dokladem. Je to doklad o platbě za zboží nebo službu. Koncový zákazník dostává fakturu, běžně je ale součástí i dodací list nebo jiný podklad.
Vydané a přijaté faktury
Základní členění faktur je na vydané a přijaté.
- Vydané faktury – jsou faktury, které vy vydáváte svým zákazníkům. Na jejich podkladě pak dostáváte od zákazníků finance.
- Přijaté faktury – jsou faktury, které jiní podnikatelé předkládají vám. Vy na jejich základě platíte za odebrané zboží nebo služby.
Typy faktury a kdy kterou použít
Zálohová faktura
Jedná se o fakturu, která se vystavuje předem, tedy před provedením obchodu. Vystavit ji můžete na celou částku nebo na její část. Zálohová faktura sama není účetním dokladem. Do účetnictví se pak vkládá až konečná vyúčtovací faktura. Jedná se vlastně o výzvu k platbě.
Proforma faktura
Velmi podobný až totožný smysl má proforma faktura. Ta se ale vystavuje vždy jen na celou částku předem. Při vystavení zálohové nebo proforma faktury nevzniká v tu chvíli povinnost odvést DPH.
Řádná faktura
Jedná se o klasickou fakturu, která se vystaví po zakoupení zboží nebo dokončení zadané zakázky. Samozřejmě se může vystavit i na zakoupené zboží, které bude zaplaceno. Typicky když nakupujete produkty „na fakturu“. Odeberete zboží a zaplatíte podle faktury (kde je uveden termín splatnosti). To se týká hlavně obchodování mezi podnikateli a firmami nebo mezi obchodními partnery, kteří si důvěřují.
Splatnost je typicky 14 dní, ale nastavit si můžete splatnost jakoukoli, klasicky třeba dle smlouvy mezi odběrateli.
Vyúčtovací faktura
Tato faktura se vystavuje tehdy, pokud jste využili zálohovou nebo proforma fakturu. Teprve tato faktura se stává účetním dokladem. V ní se uvádí zaplacená částka a případně částka k doplacení. Nebo se v ní konstatuje, že k doplacení zbývá hodnota 0 Kč.
Příklad: Běžně se používá třeba když máte e-shop, zákazník zaplatí předem nebo na dobírku, a tak tuto fakturu vystavujete po zaplacení za zboží nebo služby.
Způsob vystavení faktury
Poměrně velkou volnost má způsob vystavení faktury. Můžete použít jakýkoli způsob:
- Ručně na běžný papír – pokud má všechny nutné náležitosti je platná i faktura, kterou si napíšete jen tak rukou, to se ale moc nevyužívá, minimálně to nepůsobí úplně profesionálně,
- na PC – použít můžete jakýkoli program, klidně Word nebo Excel, dobré je předem si nastavit nějakou šablonu a tu využívat, opět musí mít všechny nutné náležitosti,
- nejrozšířenější jsou šablony z účetních programů nebo různých aplikací – ty jsou už přednastavené, jsou víceméně automatické a eliminuje se jimi možnost chyb.
Co musí faktura obsahovat
Náležitosti faktur:
- Označení stran, je třeba vyplnit i IČ nebo DIČ, pokud je některé ze stran má,
- označení DPH nebo že jste neplátce DPH,
- datum splatnosti,
- číslo účtu nebo informaci o platbě v hotovosti,
- popis odebraného zboží nebo služby,
- atd.
Faktura do zahraničí
Odběratelem může být i někdo v jiném státě. V tom případě je třeba na faktuře uvést i IBAN a SWIFT nebo měnu.
Storno faktury
Někdy se stane, že obchod nevyjde. Nebo se nepoužité zboží vrací. Někdy prostě potřebujete udělat storno faktury. Protože vystavenou fakturu nemažete. Máte na ni obvykle číselnou řadu nebo jsou jiné důvody, jako že si ji někdo už dal do účetnictví apod. K tomu, abyste situaci narovnali, se využívá dobropis. Tím se faktura jakoby maže – vracíte peníze nebo vynulováváte hodnotu, kterou jste měli dostat. V dobropisu se pak částka odečítá.
